培训讲师专访：档案数字化管理实务与操作

来源：乐鱼vip注册    发布时间：2024-01-10 19:02:09

  2023年12月19日-21日，由上海市档案服务和教育中心与上海兰台信息技术有限公司联合举办的“档案数字化管理实务与操作”第四期专题培训班顺利结束，线名学员全程参与了培训，普遍反馈获益匪浅；线上通过数字罗塞塔计划视频号直播，共计观看人数高达4938人，观看人次达7655次，共计获3.26W+点赞。

  应该说本次培训班达到甚至超出了预期效果，这其中，各位培训讲师的严谨作风和专业水准居功至伟。为此，我们对担任本次培训工作的其中三位培训讲师进行了专访，分享给大家，也对培训讲师的付出表示诚挚的感谢并致以崇高的敬意。

  朱建中老师是上海市档案局原处长(二级巡视员)，中国档案工作标准化委员会委员、中国档案学会会员、保护技术委员会原副主任委员，上海市档案系列职称正高评委成员。

  朱建中老师为学员讲授《电子档案管理法规标准体系概述》课程，他从自身经历出发，分四个方面解释了纸质档案管理和电子档案管理的实践历史：

  朱老师讲到，上世纪80年代以来，由于微型计算机技术和大容量信息存储贮存技术的迅速发展，全球范围内计算机辅助档案管理日益普及。之后出现了档案数字化建设（即纸质档案数字化副本）。紧接着“双套制” 电子档案管理出现，电子文件由于可复制、易篡改、依赖设备系统读取的特征，从制度层面上看，我国从一开始就通过政策和标准的形式要求档案部门对电子文件采用“双套制”归档方式。自2015年以来，上海市档案局根据《中国（上海）自由贸易试验区条例》的基本精神，在中国（上海）自由贸易试验区开展课题攻关，结合自贸区电子政务建设的实践，率先探索了电子档案“单套制”管理。

  2016年1月1日起施行的《会计档案管理办法》提出了“单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案”。至此，我国电子文件归档开启了在有政策规定明确指引下实行“单套制”管理的新征程。随后国家有关部门出台了一系列的法规标准和操作规范保障“单套制”管理的顺利实施，有关标准的连续出台，使电子公文归档操作渐趋规范化，为电子文件单套归档、电子档案单套管理奠定了基础。

  朱老师强调，要保证电子档案凭证效力，一定要坚持来源可靠、程序规范、要素合规的原则，只有这样，才能真正保证电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

  “来源可靠”是一切电子档案具有凭证效力的重要前提，电子档案的“来源”一般来说包括了两个方面：一是电子档案的形成者；二是电子档案的形成和保存环境。所谓“来源可靠”就是要保证电子档案的形成者和产生及保存电子档案的环境都是真实可信的（档案管理部门采用“四性检测”的技术方法）。

  “程序规范”是保证电子档案原始性、合法性的基本保障。电子档案管理过程涉及的程序一般来说包括两个阶段：一是电子文件在形成过程所经历的程序；二是电子文件归档以后，成为电子档案在长期保存过程中所经历的程序。电子档案从产生开始到最终长期保存，一般要经历形成、办理、归档、整理、鉴定、移交、长期保存等诸多环节，每个环节又有一系列的程序所组成。

  “要素合规”则是保证电子档案完整性的关键。为保证电子文件和电子档案的要素合规，国家制定和颁布了一系列的标准与规范。比如《文书类电子档案元数据方案》、《照片类电子档案元数据方案》、《录音录像类电子档案元数据方案》、《基于XML的电子文件封装规范》、《电子档案移交接收操作规程》等。要做到“要素合规”，就必须不折不扣地依照国家的标准和规范，做好电子文件归档和电子档案管理工作。

  随后，朱老师谈到电子档案管理配套的法规标准，在新修订的《档案法》、《上海市档案条例》中有许多关于档案信息化建设的规定，国家标准中《电子文件归档与电子档案管理规范》、《党政机关电子公文归档规范》、《电子档案管理系统通用功能要求》也规定了档案信息化建设的相关要求。

  最后，朱老师表示，我们应大力推进数字档案馆（室）建设，严格循序入门条件和评价指标，建设区域数字档案馆（室）群，快速推进长三角一体化发展的策略，作出档案人应有的贡献。

  刘丽珍老师是复旦大学博士、博士后，全国青年档案业务骨干，现为华东政法大学副教授、硕士生导师。

  刘丽珍老师本次培训的课程是《数字时代档案教育与档案专业人才教育培训》，主要介绍数字时代，档案教育培训工作者该怎么样为持续助力提升档案专业人才的核心竞争力作出努力。

  刘老师首先回顾了数字时代背景以及档案行业面临的挑战。现阶段，面对数字时代给档案行业带来的巨大挑战，档案职业的细化深化必然产生。党的二十大报告说明，培养造就大批德才兼备的高素质人才，是国家和民族长远发展大计。这就要求档案专业技术人员需要不断提升业务能力，要符合将科技、人才、教育三位一体地结合起来的发展趋势。2019年以来，档案教育培训一直围绕“档案数字化管理师”新职业这一主题进行，“档案数字化管理师”作为一种新型的数字职业，是伴随着数字化的经济、数字技术出现的新职业类群，是社会分工深化的结果，也是促进档案人才职业化发展的重要途径。

  刘老师指出，育才是档案人才队伍可持续发展的根本动力。传统的人才队伍培育机制相对单一，往往通过提供继续教育、选派挂职锻炼、组织学术和业务培训等方式提升档案人员的业务能力，缺少提升人才综合业务能力及将理论转化为实践成果的考量。2023年全国档案局长馆长会议指出，要把能力建设摆在更突出的位置来抓，加强实践锻炼、专业训练和教育培训。本次档案数字化专题培训正是理论与实际相结合的实践与理论、专业和教育结合的经典培训，是非常好的育才平台，给与档案专业相关知识传授者和档案工作实践者一个沟通、交流和互换的渠道，非常好地践行了会议精神。

  刘老师表示，除了搭建育才平台，在人才教育培训方面，应该推进档案主管部门与高校共建档案学院，统筹推进档案高等教育、职业教育、继续教育协同创新和各层次人才教育培训方案设计，加快开展档案管理专业硕士教育，实现人才教育培训体系全线贯通，持续提升档案学专业人才的核心竞争力。建立健全档案人才梯度培养机制，从档案人才和专业教育两方面发力，一方面档案行政管理、专业方面技术、技能性人才队伍要建设起来，另一方面，除在普通教育（如档案中、高等教育）之外，还要关注职业教育，需要组织更多有明确的目的性的专业化培训，来提升人才技能。

  刘老师接着说，目前，档案工作内外环境发生了深刻变化，只有与时俱进、开拓创新，才能跟上新时代发展步伐。档案数字化管理师正是根据新时代对职业技能人才的需要而产生的，是档案行业人才细分的结果，是对标了现代教育体系框架后形成的适应人力资源市场需求的新职业。其相关的职业要求和教育规划的顶层设计更是体现出分层分类理念的，是区分了专业教育、职业教育、继续教育的差异的。现在数字化管理师新职业的发展如火如荼，如果正好这个新职业适合我们，那么热情参加专业培训，谋求转型，努力跟上新形势，就尤为重要。

  最后，刘老师说，我们该为自己创造机会，将新时代下的主动权掌握在自己手里。所有成功人士，没有一位是站在原地等待被人发掘或成功来敲门的，若原地等待就能获得赏识，那自然是幸运；但不幸的是，世界从来不会按这个套路运行，如果你想要得到某些东西，就要想尽一切办法让它发生。

  汪顺生老师，上海兰台信息技术有限公司首席技术官，拥有多年档案软件开发经验。

  汪顺生老师本次培训的课程是《电子文件归档管理理论与实操》，这门课程系统地讲解了电子文件归档和电子档案管理的有关要求以及软件功能设计，尤为难得的是课程安排的实操环节，学员能够最终靠上机操作数字档案室管理系统熟悉并掌握相关功能。

  汪老师首先基于电子文件归档管理的相关10个规范与标准（《党政机关电子公文归档规范》《电子档案管理系统通用功能要求》《电子文件归档与电子档案管理规范》等），总结出电子文件在线归档的总体要求：

  然后，汪老师根据《党政机关电子公文归档规范》的要求重点讲解了电子公文归档流程中的4个环节12个步骤。4个环节分别是文件收集、文件整理、文件移交和档案接收；12个步骤分别是捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、确认接收。

  最后，汪老师悉心指导学员进行上机操作，熟悉数字档案室管理系统并掌握相关功能。数字档案室信息系统包括收集采集、分类整理、保管利用、鉴定统计、系统管理等功能模块。